A Gestão Documental combate o desperdício
A gestão documental é um processo essencial para o desempenho de uma organização. Umas das razões para a implementar é o impacto que a sua utilização terá na dramática redução do desperdício, seja esse esbanjamento desnecessário, feito ao nível dos recursos, seja ao nível do tempo de trabalho.
Veja algumas situações correntes numa organização que ainda não implementou um plano de gestão documental, que poderiam ser combatidas pela gestão documental:
· Numa organização, cada funcionário perde em média mais de 10 por cento do tempo de trabalho à procura de documentos na própria secretária ou no arquivo da empresa.
· Noventa por cento dos documentos com que cada funcionário trabalha ao longo de um dia de trabalho, estão misturados com outros documentos.
· Oitenta por cento dos documentos manuscritos nunca mais são consultados após serem redigidos.
· Metade de todos os documentos arquivados, são duplicados ou encontram-se desactualizados.
· O tempo despendido na gestão manual de documentos representa uma das 10 actividades que mais tempo consome numa empresa.
· Quinze por cento dos documentos manuseados perdem-se.
· 7.5 por cento de todos os documentos que se perdem são irrecuperáveis e 3 por cento estão mal arquivados.
· Em média cada documento é copiado 9 vezes.
Características da generalidade dos sistemas de gestão documental
Existem várias aplicações comerciais de gestão documental. Por muito diferentes que sejam entre si, a generalidade dos sistemas de gestão documental concorre num conjunto uniforme de funcionalidades.
Interface Web
Disponibilizam uma Interface Web designada de User Friendly, ou seja, possibilitam a interacção através de um ambiente bem conhecido do utilizador comum – um simples browser, ao qual o utilizador está habituado quando acede às páginas web, seja ele o Internet Explorer, o Firefox, o Opera, Chrome ou um outro qualquer.
A interface dos sistemas de gestão documental é geralmente integrável com os pacotes de software de produtividade, como sejam as ferramentas do Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint e Outlook) e as do OpenOffice, para falar nos dois pacotes mais popularizados.
Uma característica chave destes sistemas é a garantia de que se produz uma efectiva normalização das entidades internas e externas à organização, e de todos os documentos produzidos.
Multi-formato
Permite o armazenamento de todos os conteúdos da organização, sejam digitalizações, emails, ficheiros Word, Excel, PowerPoint, PDF, e de quaisquer outros formatos possíveis)
Gere a numeração de documentos. Sejam eles os documentos de entrada, de saída, ou internos à organização.
Classificação de documentos
Implementa um sistema de classificação de documentos mediante critérios definidos pela organização e que se podem basear nos seus próprios processos de negócio.
Versionamento
Implementa um sistema de criação, edição, gestão de versões e circulação de documentos na organização.
Sistema eficaz de pesquisa que mantém os documentos bem indexados para facilitar a busca dos mesmos.
Ferramenta de pesquisa
Pesquisa avançada a documentos, circulações, despachos, tarefas e processos por texto livre.
Alguns sistemas dispõem de integração com servidor de FAX, o que permite a recepção e envio de faxes directamente a partir do sistema de gestão documental
Base de dados
Integração total dos dados numa ferramenta de bases de dados perfeitamente integrável noutros sistemas e projectos da empresa, seja a ferramenta utilizada o Microsoft SQL Server, o MySQL, PostgreSQL, ou outra.
Ferramentas de pesquisa de documentos
Todos os sistemas de gestão documental contam com a presença de um motor de pesquisa que permite localizar e disponibilizar imediatamente determinado documento, sempre que este seja necessário, e em qualquer ponto ao longo da infra-estrutura organizacional.
Procurar um documento pelo nome ou por parte deste, pela categoria com que foi assumido pelo sistema, ou com base nas etiquetas qualificativas que lhe foram atribuídas. Encontrar o documento criado por determinado autor, ou concluído em determinada data. São operações comuns que necessitam ser realizadas com eficácia pela aplicação de gestão documental.
Workflow e seus fluxos em gestão documental
Durante o seu ciclo de vida numa organização, o documento assume diversos estados. O conjunto desses estados pelos quais um documento electrónico passa, incluindo as actividades de publicação, aprovação, distribuição e circulação ou arquivo é designado de Workflow. As ferramentas de Gestão documental têm na possibilidade de controlarem por completo estes fluxos de circulação de documentos, uma das suas grandes virtudes.
Respostas imediatas a questões como: Quem tem o processo do Cliente X? Há quanto tempo está o processo Y parado? e qual a razão? O funcionário Z deixou a organização, quais os processos que tinha pendentes da sua intervenção? podem ser dadas por um sistema de gestão documental com um eficiente controlo de Workflow.
Estas questões e várias outras, são frequentes em qualquer organização de qualquer área de negócio. Como é notório, respostas prontas a este tipo de questões, dotam a empresa de vantagens competitivas num mercado altamente disputado.
A Indexação na gestão documental
A Indexação diz respeito às operações de catalogação e classificação de documentos electrónicos. Esta fase é equivalente no tratamento manual de documentos, ao processo de arquivo físico, sendo realizada como se depreende, de modo bem mais eficaz pela utilização da tecnologia.
Ao poder beneficiar da tecnologia e dos sistemas de informação, a gestão integrada do arquivo físico e do arquivo electrónico sai imensamente facilitada.
Normalização de documentos
A gestão documental permite a normalização de todos os tipos de documentos da organização, sejam eles adquiridos de forma electrónica, ou mais frequentemente em papel.
Para além dos documentos da própria instituição, o sistema de gestão documental, gere também os documentos das entidades internas e das entidades externas que com ela interagem, como clientes e fornecedores, possibilitando desta forma uma desejável uniformização de processos.
Desmaterialização digitalização e reconhecimento óptico
A desmaterialização está intimamente ligada ao conceito de digitalização, que até chega a confundir-se com ele. A digitalização é uma fase extremamente importante num sistema de gestão documental. Só pela digitalização dos documentos em papel, podem ser produzidos eficazmente documentos electrónicos que possam ser classificados, pesquisáveis e tornados disponíveis no sistema de acordo com determinados critérios.
Geralmente a digitalização é acompanhada do reconhecimento óptico – OCR (Optical Character Recognition) dos documentos de texto que forem digitalizados.
Esta última etapa – o reconhecimento óptico de caracteres – depende sobremaneira da qualidade do ficheiro de imagem digitalizada.
OCR: Reconhecimento Óptico de Caracteres
OCR é uma tecnologia utilizada para identificar caracteres a partir de imagens digitalizadas. Tem a capacidade de transformar as imagens em informação compreendida pelo computador, ou seja, caracteres principalmente no formato ASCII, mas também em EBCDIC ou HEXA. Esta tecnologia é aplicada principalmente para identificar campos em formulários e aproveitá-los como índices dos documentos. Este aproveitamento traz um grande ganho de produtividade na indexação de documentos.
Como o reconhecimento óptico de caracteres é realizado a partir de uma imagem digitalizada, é muito importante que a imagem tenha uma boa qualidade, sendo recomendado que as imagens sejam preparadas para esse fim.
A importância da Gestão Documental
Nas organizações do século XXI o conceito de Documento Electrónico é de uma vital relevância. O documento, seja ele de texto, de imagem, vídeo, ou até mesmo realidade de virtual, passou a ser o elemento base de gestão para cada um dos utilizadores empresariais. Para a empresa, passou a ser fundamental a gestão dos seus documentos e dos seus processos administrativos – os documentos dos vários utilizadores e os respectivos encaminhamentos que lhes têm que ser dados, bem como as regras e políticas de utilização, que na prática constituem os processos de negócio da empresa.
As vantagens de utilização de uma aplicação de gestão documental são inúmeras e não passam apenas por aspectos com acção directa na redução de custos.
Vantagens de Utilização de uma aplicação de gestão documental
Um conjunto não desprezável de vantagens da utilização de um sistema de gestão documental, passa pela redução de custos. Para esse desiderato concorrem diversas facilidades só possíveis com a utilização de uma aplicação destas. Mas as vantagens não se ficam pelo corte nos custos. O aumento de desempenho, a uniformização de processos, a diminuição do tempo para instruir um novo elemento humano sobre o modo como a organização opera, são outras das vantagens evidentes.
Uma das vantagens da utilização de um sistema de gestão documental passa pela grande redução do custo das cópias, com a consequente redução do espaço de arquivo. A redução de custos continua pelos ganhos de eficiência administrativa que se repercutem no corte de custos operacionais.
Salta também à vista que a eficiência na pesquisa de qualquer documento aumenta grandemente, bem como a facilidade no reencaminhamento do mesmo.
Com uma aplicação de gestão documental, passa a ser possível gerir o arquivo da organização de forma centralizada, com todas as vantagens que tal acarreta em termos de acesso e disponibilização da informação. Para tal, consegue-se adicionalmente uma normalização dos documentos, dos processos e dos procedimentos, a todos os títulos valiosa, e um conhecimento extremo sobre todos os fluxos de informação (documentos e processos), condição necessária para o seu controlo.
As virtudes da gestão documental não se ficam por aqui e poderíamos continuar a enunciá-las, mas fiquemo-nos por uma última extremamente valiosa, que resulta de todo este esforço de gestão de documentos e fluxos: a possibilidade de medir a eficiência de recursos e todas as implicações em termos de gestão e estratégia que a organização daí pode retirar.
Normalização dos documentos
A gestão documental permite a normalização de todos os tipos de documentos da organização, sejam eles adquiridos de forma electrónica, ou mais frequentemente em papel.
Para além dos documentos da própria instituição, o sistema de gestão documental, gere também os documentos das entidades internas e das entidades externas que com ela interagem, como clientes e fornecedores, possibilitando desta forma uma desejável uniformização de processos.
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